Ochrana osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

na základě nařízení EU 2016/697o GDPR (General Data Protection Regulation)

 

Instituce: Mgr. Hana Horáková, aspire jazykové a vzdělávací centrum, Kozičín 80, 261 01 Příbram, IČO 03318656, telefon 705 005 725, e-mail: info@aspirecentrum.cz, www.aspirecentrum.cz.

 

1.  Naše role v oblasti správy a zpracování osobních údajů

 

Při zpracování osobních údajů můžeme mít roli správce nebo zpracovatele osobních údajů. Správcem osobních údajů jsme pro naše studenty veřejných a privátních kurzů, v případě, kdy uzavíráme smlouvu s fyzickými osobami, které se účastní našich jazykových kurzů. Osobní údaje v takovém případě získáváme přímo od studentů, tedy od subjektu osobních údajů. Zpracovatelem osobních údajů jsme pro právnické osoby, jejichž zaměstnance vyučujeme v zakázkových jazykových kurzech nebo ve veřejných kurzech. V takovém případě získáváme osobní údaje od zaměstnavatele studentů, který je správcem jejich osobních údajů. Roli zpracovatele přebíráme také v případě zprostředkování osobních údajů zájemců o složení mezinárodních jazykových zkoušek zkouškovému centru. 

 

2. Pro jaké účely osobní data zpracováváme

 

Vaše osobní data slouží k uzavření smlouvy, k přímé komunikaci mezi Vámi a Jazykovým a vzdělávacím centrem aspire a zejména pak pro organizační účely – rušení, odvolávání lekcí, informace o zkouškách, organizace školního roku a informace nezbytné pro plynulý chod poskytovaných služeb a jazykové výuky. Dále pak k relevantním nabídkám jazykových kurzů, zkoušek a s tím spojených služeb. Studentům nebo zájemcům o jazykové kurzy jsme oprávněni v souladu s GDPR v mezích legitimního očekávání a neobtěžujícím způsobem zasílat též další informace a obchodní nabídky, a to na základě našeho oprávněného zájmu. Data v anonymizované podobě slouží k interní analýze a reportům v rámci vývoje jazykového vzdělávání jazykového centra.

 

3. Nezbytné osobní údaje, které potřebujeme pro poskytování služeb

 

jméno a příjmení (název obchodní firmy)

adresa (sídlo společnosti)

IČ (případně DIČ jste-li plátcem DPH)

kontaktní údaje (email, telefonní číslo)

název školy a třída u žáků a studentů

(pro zařazení do  přípravných kurzů na partnerských školách)

 

V případě účastníků kurzu určených pro pedagogické pracovníky potřebujeme také: titul a datum narození studenta (pro vystavení certifikátu o absolvování jazykového kurzu), název

a adresa školy - zaměstnavatele, jméno kontaktní osoby z uvedené školy a e-mail (pro zaslání fakturace).

 

Osobní údaje uvádí zájemce o poskytnutí služby ve formuláři závazné přihlášky nebo objednávky a svým podpisem vyjadřuje svůj souhlas s jejich dalším zpracováním.

 

Zájemce může též využít možnosti elektronické registrace do kurzu, v případě, že to daný typ kurzu umožňuje nebo se může také elektronicky zaregistrovat k jazykovým zkouškám.

 

Smlouva/závazná přihláška nebo elektronická registrace se stává právním základem pro správu a zpracování osobních údajů.

 

4. Způsob shromažďování a uchovávání osobních dat

 

Spravované a zpracovávané údaje uchováváme v maximální míře v elektronické podobě na serveru s omezeným přístupem a chráněné heslem. Při správě osobních údajů dodržujeme veškerá obvyklá bezpečnostní opatření. 

 

Přístup k osobním údajům v listinné podobě je omezen personálně i fyzicky. Listinná podoba smluv je uchovávána v uzamykatelné skřínce, přístup k nim mají pouze 2 pověřené osoby. Jiným osobám není přístup k těmto údajům povolen. Kanceláře jsou zajištěny bezpečnostním zařízením.

 

Osobní údaje uchováváme po dobu plnění smlouvy. Po skončení smluvního vztahu budeme údaje uchovávat tak dlouho, abychom splnili nezbytnou archivační povinnost podle právních předpisů, které archivaci předpokládají (např. zákon o účetnictví). E-mailové adresy zájemců o jazykové kurzy uchováváme až do okamžiku žádosti subjektu o výmaz osobních údajů. 

 

5. Předání osobních údajů třetí straně

 

Výstupy z informačního systému mají dle potřeby k dispozici vyučující jednotlivých kurzů, jedná se zejména o jméno a příjmení (pro účely evidence docházky) a kontaktní telefon studenta nebo jeho zákonného zástupce (pro např. změnu termínu výuky nebo kontaktování zákonného zástupce žáka/studenta v případě naléhavé potřeby). 

 

V případě registrace k jazykovým zkouškám prostřednictvím Jazykového a vzdělávacího centra aspire jsou údaje přihlášených kandidátů dále předávány organizátorovi příslušných zkoušek. 

 

6. Uchovávání CV v rámci výběrového řízení

 

CV zájemců o pracovní pozice v Jazykovém a vzdělávacím centru aspire jsou uchovávány pouze po dobu výběrového řízení. Se souhlasem subjektu jsou CV uchovávány po dobu 3 let za účelem možného budoucího oslovení subjektu s nabídkou práce.

 

7. Práva a povinnosti v souvislosti se zpracováním osobních údajů

 

Obecné nařízení, ostatně tak jako i zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, přiznává subjektům údajů práva, více zde:

https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276

 



Naše škola se nově stala autorizovaným partnerem Evropského centra jazykových zkoušek, oficiálního administrátora mezinárodních jazykových zkoušek Cambridge English, Österreichisches Sprachdiplom Deutsch a CaMLA. Což znamená, že zájemcům tak můžeme kromě našich standartních služeb poskytnout jasné informace o zkouškách, přípravné kurzy a zejména samotné mezinárodní zkoušky přímo v našem regionu bez nutnosti dojíždět do vzdálených lokalit.